Hoe gaan we te werk? - Future City Community

We zijn nu een paar maanden bezig met de opzet van onze gezamenlijke City Deal. We krijgen daarbij de vraag HOE we nu echt aan de slag gaan.

Partners x werkgroepen – wie doet waar aan mee?

Er worden werkgroepen opgezet waar de partners aan kunnen meedoen. Elke partner neemt deel aan ten minste 2 werkgroepen, meer mag natuurlijk altijd.
Dat betekent dat je daar elke maand aan meedoet. Als je ergens aan meedoet, doe je actief mee. Het is prima dat een nieuwe partner even een keertje bij elke werkgroep shopt, maar daarna niet meer. Het is geen congres, het zijn werkgroepen.
Als je vindt dat een collega beter geschikt is, dan is het goed om je plaats over te dragen, maar doe dat svp zorgvuldig. Meld deze persoon aan op DMI, laat haar of hem de notulen lezen etc. etc. Als het goed is, staat alles op DMI. Geef de naam + mailadres door aan Sabien (sabien@future-city.nl) of Zoë (zoe@future-city.nl) dan zorgen wij dat je collega toegang krijgt tot DMI en de nieuwsbrieven.

Rolverdeling

De City Deal is een samenwerking tussen partners. Tussen jullie. De partners zijn dus het belangrijkst. Jullie maken het succes.
Een van jullie is de inhoudelijk contactpersoon, dat is het aanspreekpunt voor de projectorganisatie en voor nieuwe deelnemers.
Vanuit het bedrijf Jelmer wordt een jongprofessional gevraagd om de groep procesmatig te begeleiden. Ze maken notulen, posten die op DMI, kunnen daar ook nieuwe mensen toevoegen, ze leiden het gesprek, maar zijn niet de voorzitter van het overleg. De voorzitter van het de werkgroep is de kartrekker.
Met de Jelmer-organisatie is afgesproken dat hun werkzaamheden vooral zijn opgehangen aan de maandelijkse bijeenkomst (en het werk dat daaruit voortkomt). Daar worden ze voor ingehuurd. Ze zijn de beroerdste niet, een keertje iets extra’s moet wel kunnen, maar niet structureel of iets dat heel veel tijd kost.
De City Deal als geheel wordt gecoördineerd door projectmanager Jan-Willem Wesselink (jan-willem@future-city.nl) en secretaris Zoë Spaaij (zoe@future-city.nl)

Voortgang

We willen liever niet 2 jaar veel overleggen, zonder concrete resultaten.
Elke werkgroep werkt daarom volgens het Jelmer-Plannings-Wiel (zie afbeelding)
Tijdens elke werksessie vullen jullie dit samen in met de Jelmers. Kijk samen met de werkgroep wat de tussentijdse deliverables zijn, wanneer die je hebt bereikt en wat het eindproduct wordt. En spreek met elkaar af wie wat doet.
We eindigen elke overleg daarom met een korte pitchronde waarin iedereen uitlegt hoe het gaat. Zo kunnen we ideeën koppelen, houden we elkaar scherp en op de hoogte.

Praktische tips

Uitnodigingen voor de werkgroepsessie vind je op DMI in de kalender. Je mag die delen met je collega’s van je interne organisatie.
We breiden de online werkomgeving DMI uit met een groepjes voor de verschillende werkgroepen.
Het is ook fijn als je je voorbereidt, alle notulen zetten we op DMI in de werkgroep.

Hoe gaat dat in zo’n werkgroep online?

We hopen dat we snel weer in echte zaaltjes mogen werken. Offline dus. Maar het kan natuurlijk ook dat we nog een tijdje online zitten. Daarom wat tips en trics.
Nu we niet met elkaar in een echt zaaltje mogen, zitten we in virtueel zaaltje. Maar verder is het fijn als iedereen zich net zo gedraagt als in een echt zaaltje. Want dan maken we contact en worden we een echte community.
Het is dus fijn dat je de camera aandoet (je doet ook geen zak over je hoofd tijdens een event) en actief meedoet. Het is immers een werkgroep.
En omdat we geen badges kunnen uitdelen willen we vragen om je naam goed in te vullen met daar achter je bedrijfsnaam.
De bijeenkomst wordt opgenomen en de opname wordt in DMI in de werkgroep geplaatst en is alleen te zien voor leden van de werkgroep.
Het is niet nodig om telkens opnieuw een voorstelrondje te doen, maar het is wel aardig om nieuwe mensen even te leren kennen.
De inhoudelijk contactpersoon en de Jelmer letten erop dat we niet teveel in herhaling vallen. Een korte wrap-up is goed en dan lekker door. Mocht je echt iets missen, ga dan even één op één in gesprek met de inhoudelijk contactpersoon. Daarvoor staan breakoutrooms open, waar je je na de sessie even kan verder te praten.

Elk overleg begint en eindigt plenair. Daar zijn we één community, dus wees ook daar bij!
Er is een appgroep waar je lid van kan worden (let op, hij is heel actief).
We sturen nieuwsbrieven naar elke medewerker van partners die we kennen.

Ik heb een gast

Gastsprekers zijn van harte welkom, maar geef svp aan ons door wie je wil uitnodigen en voor welke bijeenkomst.
Collega’s uit jullie eigen organisatie zijn altijd welkom om mee te doen aan de City Deal bijeenkomsten.
Voor gasten van buiten het City Deal netwerk ligt het iets anders. De City Deal is bedoeld voor partners die de Dealtekst hebben getekend – jullie dus. Heeft iemand van buiten het netwerk interesse om mee te doen, koppel die persoon dan aan ons. Dan gaan wij met die partij in gesprek om te kijken of zij ook partner willen worden.

Vragen?

Neem contact op met Jan-Willem Wesselink (jan-willem@future-city.nl) of secretaris Zoë Spaaij (zoe@future-city.nl).

Alles gaat altijd anders

Omdat we een levende community zijn, zijn ook deze afspraken niet in beton gegoten. We horen graag hoe jullie vinden dat het beter kan. Het is jullie City Deal.

Verwante Artikelen